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Servicio de Elaboración del Programa de Control de Documentos (PCDA)
Programa de Control de Documentos (PCDA)
En Rosetta Consult, ayudamos a las organizaciones a gestionar eficientemente su documentación mediante la implementación del Programa de Control de Documentos Archvísticos (PCDA). Este programa incluye la Ficha Técnica de Series Documentales y la Tabla de Retención de Documentos, herramientas esenciales para asegurar que los documentos se administren de manera adecuada, desde su creación hasta su disposición final, cumpliendo con las normativas y optimizando los recursos.
¿Qué es el PCDA?
El Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) es un conjunto de procesos que permite a las organizaciones controlar y gestionar su documentación de manera eficiente y segura. Este programa se compone de dos elementos clave:
La Ficha Técnica de Series Documentales
La Ficha Técnica de Series Documentales identifica y describe cada Serie Documental que maneja la organización. Proporciona información clave sobre el contenido, el área responsable de su creación, su frecuencia de uso y su valor documental. Esta ficha es esencial para organizar los documentos y garantizar su accesibilidad a lo largo de su vida útil.
La Tabla de Retención de Documentos (TRD)
La Tabla de Retención de Documentos es un documento normativo que establece los plazos de conservación para cada Serie Documental y las acciones que deben tomarse al finalizar dichos plazos. Con la TRD, se garantiza que los documentos se conserven el tiempo necesario y se eliminen o transfieran de forma segura y oportuna.
Nuestro enfoque
En Rosetta Consult, aplicamos una metodología estructurada para la elaboración del PCDA:
Diagnóstico inicial
Analizamos el contexto y las funciones de la Organización con la finalidad de identificar las Series Documentales que se generan.
Desarrollo de la Ficha Técnica de Series Documentales
Identificamos y documentamos cada Serie Documental, detallando sus características y requisitos.
Elaboración de la TRD
Definimos los tiempos de retención para cada Serie Documental, asegurando el cumplimiento con las normativas vigentes.
ROSETTA CONSULT
Beneficios del PCDA
Cumplimiento normativo:
Asegura que tu organización cumpla con las normativas legales y sectoriales en cuanto a la conservación y disposición documental.
Optimización del almacenamiento:
Reduce el volumen de documentos al eliminar aquellos que han cumplido con su ciclo de vida, optimizando el uso de espacio físico y digital.
Eficiencia en el acceso a la información:
Facilita la localización rápida de documentos gracias a una adecuada organización y clasificación.
Protección de la información:
Minimiza el riesgo de pérdida o acceso no autorizado a documentos confidenciales.
